يجب عليك الاحتفاظ بسجلات مفصلة عن المسافة المقطوعة والوقود لكل مركبة تسجلها بموجب IFTA. يجب الاحتفاظ بهذه السجلات لمدة أربع سنوات إما من تاريخ استحقاق التقرير الفصلي أو من تاريخ تقديم التقرير الفصلي، أيهما يأتي لاحقًا. بناءً على الطلب، يجب عليك إتاحة هذه السجلات لإدارة المركبات في ولاية فرجينيا أو أي سلطة قضائية أخرى عضو في IFTA.
قد يتم فرض تقييمات وعقوبات إذا لم تكن لديك هذه السجلات. بالإضافة إلى ذلك، قد يؤدي استمرار عدم الامتثال لما ورد أعلاه إلى تعليق أو إلغاء ترخيص IFTA الخاص بك.
سجلات المسافة المقطوعة والوقود المقبولة
يجب عليك الاحتفاظ بسجلات مفصلة عن المسافة المقطوعة والوقود المستهلك. يُقترح تقديم تقرير موحد عن الرحلة ويُشجع على ذلك.
يجب أن تتضمن المستندات المصدرية المقبولة جميع المعلومات التالية:
- اسم الناقل
- رقم وحدة المركبة
- تاريخ الرحلة (بداية الرحلة ونهايتها)
- منشأ الرحلة ووجهتها (المدينة والولاية)
- قراءات عداد المسافة المقطوعة/عداد المسافة المقطوعة عند بداية الرحلة ونهايتها
- طرق السفر
- الأميال حسب الولاية القضائية
- إجمالي الأميال المقطوعة
- مشتريات الوقود بالتجزئة وسحب الوقود من مخازن التخزين بالجملة خلال الرحلة
- ملخصات شهرية وفصلية عن المسافة المقطوعة والوقود المستهلك
يجب أيضًا تضمين المعلومات التالية:
- اسم السائق حسب المركبة
- محطات توقف وسيطة (المدينة والولاية)
جهاز التسجيل الإلكتروني (ELD) مصمم ليتوافق مع معايير إدارة السلامة الفيدرالية للمركبات (FMCSA) لتسجيل وقت قيادة السائق بدقة من أجل الامتثال لساعات الخدمة.
يسمح كل من خطة التسجيل الدولية (IRP) واتفاقية الضريبة الدولية على الوقود (IFTA) باستخدام الأجهزة الإلكترونية لتوثيق المسافة التي تقطعها المركبات حسب الولاية القضائية، شريطة الاحتفاظ بالبيانات الداعمة المطلوبة لأغراض التدقيق. يوضح هذا الجدول بعض الاختلافات والتشابهات الرئيسية بين جهاز ELD وجهاز التسجيل الإلكتروني المتوافق مع IFTA/IRP.
سجلات شراء الوقود بالتجزئة المقبولة
يجب عليك الاحتفاظ بسجلات كاملة لجميع الوقود الذي تم شراؤه أو استلامه، بما في ذلك الوقود المستخدم في تجارتك بالتجزئة والتخزين بالجملة.
المستندات المقبولة للتحقق من مشتريات الوقود بالتجزئة للاستخدام على الطرق هي التالية:
- إيصال
- الفاتورة
- إيصال بطاقة الائتمان
- الفاتورة الآلية الصادرة عن البائع
- قائمة من البائع توضح تفاصيل مشتريات الوقود والضرائب المدفوعة
يجب أن تحتوي هذه الوثائق على المعلومات التالية:
- تاريخ الشراء
- السعر للغالون/لتر و/أو إجمالي مبلغ البيع
- اسم البائع وعنوانه
- رقم وحدة المركبة
- عدد الجالونات أو اللترات المشتراة
- اسم المشتري
- نوع الوقود
ملاحظة: إذا كانت السيارة مستأجرة، يمكن أن يكون إيصال الوقود باسم المؤجر أو المستأجر، طالما يمكن إثبات الصلة القانونية بينهما وبين شركة النقل التي تقدم التقرير الفصلي لـ IFTA.
سجلات تخزين الوقود السائب المقبولة
إذا كنت تحتفظ بمخزون كبير من الوقود، فيجب عليك الاحتفاظ بسجلات للمشتريات والسحوبات والمخزون المتوفر.
تُقبل فواتير الموردين التي تحتوي على المعلومات التالية كدليل على شراء الوقود بالجملة:
- تاريخ الشراء
- نوع الوقود
- اسم البائع وعنوانه
- السعر للغالون/لتر و/أو إجمالي مبلغ البيع
- عدد الجالونات أو اللترات المشتراة
- اسم المشتري
يجب أن يتضمن سحب الوقود من المخزون المعلومات التالية:
- تاريخ الانسحاب
- رقم وحدة المركبة
- عدد الجالونات أو اللترات المسحوبة
- سجلات المخزون الشهرية (المخزون في بداية الشهر ونهايته مدعومة بقراءات العصا/المقياس)
- نوع الوقود
ملاحظة: يجب أن يميز سجل الوقود المسحوب من المخزن الكبير بين الوقود الموضوع في المركبات المؤهلة والوقود المستخدم في أغراض فردية أخرى.